Programma 9. Besturen in verandering van tijden

We vragen een structureel bedrag van € 175.000 voor de versterking van de afdeling P&O. De afdeling P&O is in ontwikkeling. Uit de benchmark van Berenschot blijkt dat de huidige formatie gemiddeld lager is dan bij vergelijkbare organisaties. Om ontwikkelingen in gang te zetten en uitvoering te geven aan de ambitie en wensen van de interne klant kiezen we voor een andere opbouw van de afdeling met daarbij een andere verdeling van taken. Dit zorgt voor meer focus en minder waan van de dag. We voegen structureel functies toe aan de afdeling P&O, zoals een recruiter, adviseurs en beleidsadviseurs. Dit kost per saldo € 175.000 structureel extra.

We stellen voor om structureel € 60.000 beschikbaar te stellen voor Arbo, vitaliteit en veiligheid. De kosten voor Arbo en Vitaliteitsbeleid komen structureel € 30.000 hoger uit vanwege onder andere de gevolgen van het hybride werken. Om daarnaast extra te kunnen inzetten op het duurzaam terugdringen van (psychisch) verzuim, hebben we € 15.000 nodig voor preventieve activiteiten. Om de basistaken rondom interne veiligheid goed uit te kunnen voeren en bewustwording te creëren rondom het thema weerbare overheid hebben we € 15.000 nodig. Dit is voor training, activiteiten en persoonlijke alarmering.

We stellen voor om de capaciteit van het team procesgericht werken te vergroten met 1 fte (€ 88.175) voor de jaren 2023 tot en met 2025. We zien een sterke toename van de digitaliseringsambities binnen het ruimtelijke en sociale domein. Daarnaast starten we een programma data (datagesteund werken) en zien we mogelijkheden voor robotisering (RPA). Hierbij is het van groot belang om processen eerst goed te (her) ontwerpen en te beschrijven. Hiervoor is extra capaciteit nodig.

We stellen voor om een structureel bedrag van € 114.000 en een incidenteel bedrag in 2023 en 2024 van € 75.000 beschikbaar te stellen voor het verder versterken van de Informatiebeveiliging. Daarbij is onze visie “Wij zijn een betrouwbare overheid. Informatiebeveiliging is een randvoorwaarde voor al ons handelen en is integraal onderdeel van ieders werk.” Hiermee gaan we de volgende zaken oppakken. We willen een structureel budget van € 35.000 voor een abonnement op Emergency Respons & Investigation Service. Dit is een abonnement waarmee we 24/7 toegang hebben tot specialisten die snel en grondig ondersteunen bij een hack, datalekken en andere ernstige incidenten. Daarnaast vragen we een structureel budget van € 79.000 voor 1 fte uitbreiding voor Helpdesk/Werkplekbeheerder. Deze uitbreiding zetten we in op het bieden van effectievere ondersteuning bij de verbetering van informatiebeveiliging zoals, instellen wachtwoorden (controle hierop), gebruik van middelen en applicaties en de algemene toegangsbeveiliging en camera’s te beheren. Algemene toegangsbeveiliging bestaat uit Identity&Accessmanagement (autorisatie op basis van functieprofielen) en beheer op fysieke toegang tot gebouwen van de gemeente. Daarnaast moeten we het beheer inregelen op alle aanwezige camera’s binnen de gemeente zowel in gebouwen als in de openbare ruimte. Hiervoor moeten we beleid opstellen en beheer inregelen. Toegangsbeveiliging en beheer op camera’s is nu onvoldoende geborgd en vormt een potentieel informatiebeveiligingsrisico. Als laatste vragen we een incidenteel budget van € 75.000 in 2023 en 2024 voor het inhuren van 2 jaar specialistische expertise/projectondersteuning om het huidige camera bestand in beeld te brengen en de toegangssystemen van gebouwen te verbeteren.

We vragen een incidenteel bedrag van € 176.500 en een structurele bedrag van € 592.000 voor de invoering van Office 365 op basis van de VNG overeenkomst met Microsoft. De overgang naar Office 365 is onvermijdelijk omdat Microsoft Office 2016 op termijn stopt. Daar waar we voorheen Office pakketten zoals Office 2016 eenmalig konden aankopen gaan we nu verplicht over naar een abonnementsmodel. In eerdere programmabegrotingen is al een signaal afgegeven voor een grote te verwachte investering. Met de invoering van Office 365 kunnen we ook sterke verbeteringen doorvoeren voor de ondersteuning van de organisatie. Denk hierbij aan efficiënter op afstand werken en vergaderen, het tegelijkertijd in documenten werken en het samenwerken met externe partners. Dit vormt een basis voor de werkplek van de toekomst en om de medewerker van de toekomst optimaal te ondersteunen. Daarnaast kunnen we verbeteringen realiseren op gebied van informatiebeveiliging en privacy en worden automatisch updates uitgevoerd waardoor de applicatie altijd up to date is. Office 365 kent veel functionaliteiten die op dit moment in andere applicaties zijn ondergebracht. Op het moment dat functionaliteiten uit Office 365 deze applicaties overbodig maken geeft dit een financieel voordeel. Dat is nu nog niet in te schatten. De overeenkomst van VNG met Microsoft heeft onder meer als voordelen dat het Nederlands recht wordt toegepast, betere afspraken op gebied van eventuele datalekken, betere exit procedure, gunstige prijsafspraken met daarbij prijsbescherming gedurende 5 jaar. Het toenemende gebruik van Office 365 komt niet in de plaats van een andere applicatie maar komt er extra bij. De office licenties worden ingeschat op een jaarlijks bedrag van € 497.000. De hardware aanpassingen op circa 10.000 per jaar. Daarnaast is extra beheer noodzakelijk en vragen we € 85.000 voor 1 fte.

We vragen een incidenteel budget aan van € 505.000 voor het programma Data en een structureel bedrag van € 77.5000. Dit geld stellen we beschikbaar voor de organisatieverandering naar datagericht werken. We besteden dit onder andere aan het verbeteren van data kwaliteit, het ontwikkelen van een toegang tot data, opleidingen om slagvaardiger te werken met data, ontwikkelen van algoritme en sensorregister en een ethisch kader, wat we samen met de gemeenteraad maken. Aangezien de bestedingen per jaar verschillend zijn, stellen we voor om dit te egaliseren via de reserve ICT. In 2023 stellen we incidenteel € 200.000 beschikbaar, in 2024 incidenteel € 200.000 en in 2025 incidenteel € 105.000. Daarnaast vragen we een structureel bedrag van € 75.000 voor het inrichten van de randvoorwaarden voor het Programma Data door ICT. Dit geld besteden we aan infrastructurele randvoorwaarden om datagedreven werken te ondersteunen door een enterprise data platform in te richten. Het inrichten van een Enterprise Platform (datawarehouse) kost jaarlijks € 35.000. Voor de beheer van het Enterprise Platform is 0,5 fte nodig ( € 42.500).

We vragen vanaf 2023 een structureel bedrag van € 175.000 voor het toekomstbestendig(er) maken van de afdeling Publiekscentrum. Dit is noodzakelijk om enerzijds de continuïteit van onze dienstverlening (fysiek, telefonisch en digitaal) te kunnen waarborgen en anderzijds de kwaliteit daarvan en van de Basis Registratie Personen (BRP) te kunnen garanderen en waar nodig verder verhogen om ondermijning en (adres- en identiteits-) fraude zo goed mogelijk tegen te kunnen gaan. We vragen extra capaciteit aan en budget om functies beter te waarderen. Het is van belang dat er een aantal functies binnen het Publiekscentrum hoger ingeschaald worden, om mee te gaan met de arbeidsvoorwaarden van andere gemeentes. De functies binnen team burgerzaken en klant contact centrum zijn een schaal lager ingeschaald dan bij gemeenten van gelijke omvang én onze omliggende gemeenten. De concurrentiepositie van Oss is daardoor in deze toch al lastige arbeidsmarkt slecht.

We stellen voor om voor 2 jaar geld beschikbaar te stellen voor een kwartiermaker participatie. Deze kwartiermaker kan de eerste stappen van ontwikkeling zetten, waarna we een beter beeld krijgen van wat nodig is. Dit verwerken we weer in de plannen van aanpak. De kosten hiervoor zijn € 110.000 voor het jaar 2023 en 2024. De kwartiermaker gaat aan de slag met een visie op gemeenschapsgericht werken en met een visie over de rol van de wijk- en dorpsraden & met duidelijkheid over de rol van Wijkzaken en overige medewerkers. Daarnaast maakt de kwartiermaker een plan om kennis en expertise op het gebied van gemeenschapsgericht werken en participatie te vergroten, door middel van vakmanschapsontwikkeling en een kennis- en expertisecentrum op te richten.

We stellen voor om jaarlijks € 100.000 beschikbaar te stellen om onze reiskostenvergoeding voor duurzaam reizen voor ons personeel te verbeteren. De arbeidsmarkt wordt krapper en er is concurrentie om personeel te kunnen binnenhalen en te behouden. Het belang van een goede reiskostenregeling wordt daarmee steeds groter. In het Lokaal Overleg hebben we aangegeven dat we ons als werkgever inspannen om de reiskostenvergoeding gericht op duurzaam reizen verder te verbeteren.

We vragen een incidenteel budget van € 90.000 voor 2023 en € 50.000 voor 2024 voor de projectleider telefonie (communicatieplatform). De projectleider telefonie heeft in eerste instantie een specifieke opdracht gericht op het opstellen van het Programma van eisen en wensen telefonie en zal in tweede instantie betrokken zijn bij de aanbesteding en implementatie. De gemeente stapt over op een nieuwe telefonie oplossing die gebaseerd is op Cloud technologie en een sterke integratie met Microsoft 365 producten. We brengen volgend jaar de (financiële) effecten van de aanbesteding in beeld en leggen dit ter besluitvorming voor in de programmabegroting 2024.

We vragen € 167.000 voor uitbreiding en opwaardering van de raadsgriffie. We stellen voor om de formatie van de raadsgriffie met 1 fte uit te breiden vanaf 2023. De extra kosten hiervoor zijn structureel € 118.000. De raadsgriffie is één van de belangrijkste ondersteuners van de gemeenteraad. Er is sprake van steeds zwaardere en complexere taken die op de raad afkomen en we groeien door naar een 100.000 plus gemeente. De gemeenteraad van Oss wil een sterke, duale raad zijn. We willen dat de ondersteuning van de raadsgriffie met deze ambitie meegroeit. In het rapport van de Raad voor het Openbaar Bestuur (ROB) 'Goede ondersteuning, sterke democratie', over het gewenste niveau van ondersteuning voor de raad wordt het belang van voldoende budget voor de raadsgriffie benadrukt. Uit een recente benchmark over de ondersteuning van de raadsgriffies in Zuid-Nederland blijkt dat de gemiddelde formatie van de raadsgriffies van gemeenten in Noord Brabant met >60.000 inwoners tussen 5,00-6,25 fte ligt. Onze raadgriffie heeft op dit moment een formatie van 4,6 fte en is daarmee onvoldoende op sterkte om de gemeenteraad ook in de toekomst optimaal te kunnen ondersteunen. Daarnaast stellen we voor om een bedrag van € 49.900 beschikbaar te stellen om de huidige functies bij de raadsgriffie op te waarderen. Uit de eerder genoemde benchmark blijkt dat de gemiddelde loonschalen bij de raadsgriffie in Oss ook onder het gemiddelde van de Brabantse >60.000 inwoners gemeenten liggen. Medio juli 2022 heeft de VNG het advies ‘Op weg naar gelijkwaardige verhoudingen’ verstuurd naar alle gemeenten waarbij één generiek functieprofiel voor de raadsgriffier is neergelegd. De Werkgeverscommissie heeft aangegeven dit generieke profiel als uitgangspunt te nemen en de ook overige functieprofielen van de Raadsgriffie aan te willen passen. De gemeenteraad van Oss wil kunnen rekenen op goede, strategische ondersteuning in het streven naar een sterke positie in de lokale democratie.

We stellen voor om voor de transformatie Schadewijk voor de periode van 2023 tot en met 2026 € 45.000 beschikbaar te stellen. We gaan een integrale gebiedsvisie opstellen die kaders geeft voor het tot stand brengen van een duurzaam en toekomstbestendig Schadewijk. Daarvoor maken we naast personele inzet door diverse afdelingen onderzoeks- en communicatiekosten. Hiervoor ramen we vanaf 2023 € 45.000 per jaar tot en met 2026. Na het vaststellen van de visie zal daaraan uitvoering worden gegeven.

We sluiten per 1 januari 2022 een nieuw huurcontract voor het gebouw, facilitaire dienstverlening en personeelsdiensten met de BSOB. Deze nieuwe overeenkomst betekent een nadeel van jaarlijks € 162.000. De huur is verlaagd om deze meer marktconform te maken en tegelijkertijd behouden we hiermee een duurzame huurder in ons gebouw. Daarnaast stellen we een investeringskrediet beschikbaar van € 740.000 voor de verbouwing van het gemeentehuis voor de BSOB. We brengen deze kosten in rekening via een hogere huur aan de BSOB. De BSOB heeft in het kader van een nieuwe huurovereenkomst verbouwingswensen uitgesproken. Hierbij het uitgewerkte financiële voorstel behorende bij deze verbouwing en de gevolgen hiervan voor de huurovereenkomst. In totaal gaat de verbouwing inclusief nieuwe inrichting een bedrag van € 740.000 kosten, wat tot een jaarlijkse last van € 38.930 leidt.

We stellen voor om structureel € 38.000 beschikbaar te stellen voor 24-uurs bereikbaarheid bij crisissituaties. We vinden het belangrijk dat er bij crisissituaties altijd een Ambtenaar van Openbare Orde Veiligheid en een Communicatieadviseur beschikbaar is. Om deze reden willen we € 38.000 per jaar beschikbaar stellen voor een piketregeling met een 24-uurs bereikbaarheid.

Voor specialistische advisering op het gebied van subsidies, privacy en fiscaliteit hebben we jaarlijks € 77.000 nodig. Daarnaast is in 2023 incidenteel € 100.000 nodig voor het verbeterproces om te komen tot doorontwikkeling van horizontaal toezicht met de Belastingdienst. We huren jaarlijks een subsidiebureau in om ons te ondersteunen bij de werving van subsidies. De kosten hiervan bedragen jaarlijks € 48.000. Dit werd tot nu toe deels opgevangen binnen de bestaande budgetten. Dit is echter niet meer mogelijk. Daarnaast hebben we voor specialistische advisering op het gebied van privacy een budget nodig van jaarlijks € 15.000. De organisatie ontwikkelt zich enorm op allerlei terreinen. Voorbeelden zijn digitalisering, samenwerking met externe partijen, ontwikkelingen op het gebied van smart city. Het werkveld van de functionaris gegevensbescherming is daarmee erg breed. Het kan daardoor voorkomen dat bij advisering en/of toetsing kennis ontbreekt. Met dit budget kan ter ondersteuning specialistische kennis in huis worden gehaald. Als laatste hebben we voor specialistische inhuur op het gebied van vennootschapsbelasting jaarlijks € 13.500 nodig en eenmalig in 2023 € 100.000. Dit laatste is nodig om te komen tot een nieuwe overeenkomst met de Belastingdienst voor horizontaal toezicht.

In verband met de overgang naar een nieuw financieel pakket hebben we incidenteel € 45.000 nodig om ervoor te zorgen dat de financiële gegevens uit het oude pakket 7 jaar toegankelijk blijven. Dit is vereist vanuit de archiefwet.

We hebben de vervangingskalender voor ICT geactualiseerd. Een aantal ICT investeringen is vertraagd, maar er zijn ook projecten juist naar voren gehaald. Investeringen die zijn vertraagd zijn met name netwerkinvesteringen en de telefooncentrale. Dit geldt ook voor de vervanging van bijvoorbeeld key2burgerzaken, key2BAG en key2DDS. De redenen zijn divers. Bij netwerkinvesteringen blijkt dat dit in 2022 nog niet noodzakelijk bleek. Soms kan een vervangend systeem vertraagd worden uitgeleverd door leverancier of duurt de aanbesteding en implementatie langer dan voorzien. Dit leidt tot een wijziging in de jaarlijkse investeringslasten. Hierdoor hebben we een incidenteel voordeel van € 177.000 in 2023, van € 143.000 in 2024 en van € 118.000 in 2025. Per saldo resteert een beperkt structureel nadeel van € 16.000. Daarnaast hebben we in 2022 een voordeel van € 80.000 omdat de structurele kosten voor de iphones pas vanaf 2023 komen.

We hebben hogere kosten voor ICT van structureel € 41.000. Dit heeft een aantal oorzaken. Als eerste vragen we een investeringskrediet van € 93.705 voor de vervanging van onze plotter (speciale printer voor groot formaat voor onder andere stedenbouwkundige en IBOR activiteiten). Ons huidige model wordt niet langer meer ondersteund en moet dus vervangen worden. Dit leidt tot hogere jaarlijkse kosten van afgerond € 20.000. Daarnaast vragen we een investeringskrediet van € 45.000 voor de inrichting van werkplekken bij de IBN. Team Werk is momenteel nog gevestigd bij de Rotonde en maakt daar gebruik van een extern netwerk. Het team Werk gaat verhuizen naar het pand van de IBN. Om de informatiebeveiliging te waarborgen en de kantoorondersteuning goed te organiseren richten we bij de IBN een serverkast in die direct aansluit op het beveiligde gemeentelijke netwerk. Bij de IBN komen 30 nieuwe werkplekken. Dit leidt tot hogere jaarlijkse lasten van € 9.000. En als laatste vragen we een structureel budget van € 12.000 voor de Java licenties. Een aantal belangrijke softwareleveranciers van de gemeente Oss (bv. Centric) maakt gebruik van Oracle als databasesysteem om gegevens op te slaan. De leveranciers maken daarbij ook gebruik van Java om functionaliteit te ontwikkelen voor het ontsluiten en gebruiken van die gegevens. Daarmee is Java een onmisbaar onderdeel voor het gebruik van de applicaties. Java is enkele jaren overgenomen door Oracle en in eerste instantie gratis ter beschikking gesteld. Dit jaar heeft Oracle aangeven dat er voortaan voor het gebruik van Java licentiekosten worden gerekend.

We hebben in de programmabegroting 2022-2025 een reserve gevormd om de kosten voor de voorbereiding van de omgevingswet en het omgevingsplan. We hadden gepland om de kosten van € 282.000 voor 3 projectleiders in 2022 uit deze reserve te halen. Omdat ze pas halverwege dit jaar gestart zijn en de kosten daarom langer doorlopen willen we de onttrekking aan de reserve aanpassen. We willen daarom € 141.000 minder onttrekken uit de reserve in 2022 en dit onttrekken in 2024.

We verhogen het budget voor de accountantscontrole structureel met € 26.620. Deze verhoging komt door aanvullende werkzaamheden waarmee bij de aanbesteding in 2021 geen rekening is gehouden. Dit als gevolg van extra controles in het kader COVID-19, een nieuw financieel pakket (Key2F) binnen onze gemeente en omdat het rechtmatigheidsoordeel in 2022 nog bij de accountant blijft.

We vragen een incidenteel budget van € 75.000 aan voor 2023 voor een projectleider verkiezingen. Dit bekostigen we uit het budget van het jaar 2022 wat niet helemaal besteed is. We hebben in 2022 extra rijksgelden gehad voor het organiseren van de verkiezingen. Dit is niet volledig besteed. We gaan onderzoeken of we vanaf 2024 de verkiezingen zonder extra en/of externe ondersteuning mogelijk is. Heldere, centrale sturing op de organisatie van de verkiezingen is vereist. Omdat het geen functie is die structureel ingevuld moet/kan zijn, is het lastig om deze binnen de reguliere bezetting te realiseren. Bovendien vraagt deze functie andere competenties dan die voor de (uitvoerende) werkzaamheden binnen burgerzaken nodig zijn.

We hebben een bestedingsplan voor 2023 opgesteld voor het versterken van de gemeentelijke dienstverlening. Dit is 22 juli in het college vastgesteld. Het bedrag van € 532.000, wat we in 2021 via de decembercirculaire hebben ontvangen, storten we in een nieuwe reserve "versterken gemeentelijke dienstverlening". Deze gelden hebben we ontvangen naar aanleiding van de Parlementaire Ondervragingscommissie Kinderopvangtoeslag (POK). In 2022 besteden we € 300.000. We verwachten in 2022 € 100.000 uit te geven aan rechtsbescherming en € 200.000 uit te geven aan het versterken van vakmanschap/ deskundigheidsbevordering van de professionals in het sociaal domein.

Voor de modernisering van ons functieshuis krijgen we te maken met extra kosten van € 92.000 per jaar. Bij de modernisering hebben we afgelopen jaar ons loongebouw aangepast en meer strategische functies toegevoegd. Daarnaast hebben we onderhoud aan het functiehuis gepleegd, zijn tussenschalen vervallen en hebben we diverse functies opnieuw gewaardeerd. Deels konden we dit opvangen via bestaande budgetten. Deels leidt dit tot extra kosten.

De kosten voor het softwarepakket Obsurv stijgen met € 30.000 per jaar. Het pakket registreert de objecten in de openbare ruimte via basiskaarten. Vanwege Veiligheidsproblemen moeten we overstappen naar een cloudoplossing. Dit kost € 30.000 extra per jaar.

We ontvangen een bedrag van €119.000 in 2022 en structureel € 49.000 in het kader van de voorbereidingen die we moeten treffen tot de inwerkingtreding van de Wet kwaliteitsborging voor het bouwen (Wkb). De Wkb heeft als doel de bouwkwaliteit en het bouwtoezicht te verbeteren door inschakeling van private kwaliteitsborgers. Onder deze wet zullen kwaliteitsborgers zorgdragen voor het voldoen aan de bouwtechnische regels. Deze taken vervallen hiermee bij gemeenten die overigens wel het bevoegd gezag blijven houden. Tegelijkertijd wijzigen bepaalde wettelijke taken en krijgen gemeenten er extra wettelijke taken bij, zoals registratie en beoordeling van de Wkb-meldingen.

Het Rijk draagt € 150 miljoen bij aan de transitiekosten gekoppeld aan de invoering van de omgevingswet. Dit is voor ons een bedrag van € 728.000. We storten dit in de reserve Omgevingswet.

We ontvangen een bedrag van € 104.000 in 2022, € 227.000 in 2023 en € 177.000 in 2024 voor inburgering. Door de hogere instroom van inburgeraars zijn deze gelden beschikbaar gesteld zodat gemeenten in staat zijn alle inburgeraars passende ondersteuning te bieden.

We ontvangen voor de Wet Open Overheid (WOO) vanaf 2026 jaarlijks € 18.000 extra.